Специалист_8 - 15 Июля 2014 - Персональный сайт
Среда, 07.12.2016, 00:46
Приветствую Вас, Гость
Главная » 2014 » Июль » 15 » Специалист_8
16:12
Специалист_8

Компьютер для секретаряСложно, пожалуй, назвать специалиста, круг обязанностей которого был бы столь же широк и вариабелен, как у секретаря. Секретарь-референт, секретарь-делопроизводитель, личный секретарь, помощник руководителя, технический секретарь… Весь этот далеко не полный перечень – секретари с разными обязанностями и полномочиями. Соответственно, и перечень используемых секретарями компьютерных программ очень широк.Прежде всего, стоит остановиться на пакете Microsoft Office. Текстовый редактор Microsoft Word предоставляет широкие возможности для набора, редактирования и форматирования различных документов – писем, договоров, списков, протоколов, актов и т.п. Для часто используемых однотипных документов удобно создавать шаблоны, что избавляет от необходимости форматировать каждый создаваемый документ заново. Конечно же, редко когда деятельность организации обходится без таблиц – смет, расчетов, прайс-листов, графиков, отчетов. В небольших компаниях функции их создания также возлагаются на секретаря. Для этого удобно использовать электронные таблицы Microsoft Excel, которые позволяют производить самые разнообразные действия с числовой информацией – от простейшего сложения столбца чисел до расчета сложных формул со множеством данных из разных таблиц. А для наглядности информацию можно представить в виде диаграмм различного вида. Также Microsoft Excel подходит для оформления любой информации в табличном виде – графиков производства работ, табелей, списков.СУБД Microsoft Access помогает не потеряться в списках имеющихся и потенциальных клиентов и партнеров по бизнесу, существенно облегчает труд по созданию различных рассылок. Это и поздравления партнеров и клиентов с различными праздниками, и оповещения о мероприятиях или важных изменениях в деятельности организации, и рекламные рассылки потенциальным клиентам. С помощью Access можно быстро создать и распечатать много однотипных писем разным адресатам, сделать наклейки на конверты, свести разрозненные данные в одну таблицу. Microsoft Access позволяет создавать адаптированные для конкретной организации базы данных – для регистрации корреспонденции, договоров, учета объема работ и т.п., контролировать движение документов, исполнение договоров и состояние дел. Конечно, для того, чтобы создать такую систему, нужны некоторые навыки работы с компьютером, но эта задача вполне под силу грамотному пользователю, нет необходимости быть программистом.Все чаще в своей работе секретари используют глобальную сеть Internet. При наличии навыков поиска информации, в Internet можно найти много полезного – адреса и телефоны организаций, гостиниц, людей, расписание транспорта, нормативные документы, справочники, книги, интернет-версии периодических изданий. Удобно с помощью Интернет отслеживать новости. Для того чтобы просматривать веб-страницы, необходим web-browser. Наиболее распространенные – Internet Explorer, Netscape Navigator, Opera, Mozilla Firefox. Широко используют секретари и переписку при помощи электронной почты. Для этого можно пользоваться как веб-интерфейсом (если провайдер предоставляет такой сервис), так и специальными почтовыми программами, самые распространенные из которых Microsoft Outlook, Outlook Express, The Bat.Уже упомянутая программа Microsoft Outlook позволяет не только получать и отправлять электронную почту, но и является интегрированным решением по организации сообщений электронной почты, расписаний, задач, заметок, контактов и других данных, и управлению ими. Microsoft Outlook позволяет планировать собственный рабочий день и рабочий день руководителя, расставлять приоритеты задач, дает звуковые напоминания о необходимости, например, сделать звонок. С ее помощью можно оповещать коллег и партнеров о встречах, совещаниях, мероприятиях, контролировать выполнение заданий и поручений руководителя. Компьютер можно «приспособить» и для отправки и приема факсов. Существуют специальные программы (например, VentaFax), которые позволяют отправлять и принимать факсимильные сообщения при помощи компьютера и модема. Чем это удобно? Во-первых, это позволяет существенно снизить расход бумаги. Нет необходимости распечатывать многие документы, они передаются прямо из памяти компьютера. Можно также предварительно просмотреть полученные страницы и не распечатывать их, если качество изображения неудовлетворительное. Во-вторых, печать страницы на лазерном принтере обходится существенно дешевле, нежели стоит специальная термобумага или термопленка для факсимильного аппарата. В-третьих, полученные факсы при помощи специальных программ, которые переводят изображение в текстовый вид, можно отредактировать, отформатировать, легко и быстро использовать для создания новых документов.Сканер экономит время и силы секретаря, позволяя переводить большие объемы печатной информации в электронный вид. Для распознавания текста используется программа FineReader. Не обойтись без сканера и в случае, если необходимо отправить по электронной почте или разместить на страничке в Интернет какие-либо фотографии или рисунки.Также все активнее используются секретарями графические программы и программы для верстки, такие как Adobe Photoshop, Adobe PageMaker или Corel Draw. С их помощью можно удобно и красиво дополнить документы рисунками, диаграммами, оформить письма на фирменном бланке и т.п.Постепенно находят свое применение и системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Например, система «Дело». Для небольших предприятий это, конечно, не очень актуально, а вот для крупных, где входящая и исходящая корреспонденция исчисляется несколькими сотнями единицами за месяц, они очень облегчают поиск конкретного документа и контроль его исполнения.Юлия ПодкорытоваGray__cat@list.ru


Проститутки Петербурга возле метро Приморская
Просмотров: 216 | Добавил: admin | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
avatar